Il servizio offerto da NOTARIA e’ svolto da persone estremamente preparate, in grado di trattare con discrezione e riguardo assoluti l’archivio cartaceo che viene sottoposto a digitalizzazione.

L’obiettivo è quello di conservarlo comunque integro e accessibile, qualunque sia la sua destinazione futura.

Il servizio offerto da NOTARIA è in totale ‘outsourcing’ per lo Studio, cioè ogni sua fase è condotta senza mai coinvolgere e disturbare i collaboratori del Notaio.

Nessun imballo da preparare preventivamente, nessun supporto da fornire al momento del ritiro. Il personale dello Studio non è mai distratto dalle attività quotidiane.

NOTARIA è il partner esterno, discreto, informato e qualificato, dotato degli strumenti più efficaci per realizzare la graduale trasposizione digitale dell’archivio e mantenerne nel tempo l’aggiornamento

Ricerca e consultazione intuitiva e veloce.

Il software “ARGO” che viene fornito a corredo è uno dei punti di forza di tutto il Progetto: il programma di automazione in uso nello Studio dialogherà virtualmente con il nuovo archivio digitale, permettendo così ricerche e consultazioni dei documenti prima cartacei in tempi rapidissimi.

Tutto il nuovo archivio digitale sarà così disponibile da subito e in ogni momento per ogni utente e da ogni Pc dello Studio, ma anche, in connessione remota, dal pc portatile del Notaio, o da eventuali dispositivi iPhone o iPad.

Ogni accesso potrà essere sempre controllato e verificato da un severo sistema di password e login personalizzabili.

Tutti i documenti contenuti nel fascicolo originario, l’atto ma anche ogni allegato, ogni planimetria seppure di grande formato, precedentemente accessibili solo nel fascicolo cartaceo, ora sono pronti a video in files a colori e in formati a norma di legge.

Ogni documento acquisito digitalmente viene prodotto nel formato previsto dalla vigente normativa in materia di conservazione sostitutiva, in modo da garantirne le condizioni di impiego nel rispetto del medesimo valore di prova documentale che avrebbe il documento cartaceo.

Notaria garantisce tutti gli aggiornamenti resi necessari da un’eventuale futura evoluzione normativa, così da assicurare sempre la rispondenza dei requisiti tecnici dell’archivio digitalizzato a quanto previsto dalla vigente legislazione.

Appare evidente che la digitalizzazione dei documenti elimina subito e per sempre tutti i problemi legati all’ordine tanto necessario all’archivio dello Studio. Un archivio cartaceo rappresenta per il Notaio un costo talora poco evidente ma assolutamente certo.
Ricerca e reperimento del documento, ad esempio, devono affrontare più passaggi:

• in quale luogo si trova il fascicolo?
• il fascicolo sarà al suo posto o è possibile che sia stato involontariamente spostato?
• è certo che sarà possibile trovare quel documento nel fascicolo che cerco?
• ed infine, ma non di secondaria importanza: quali somme ha investito il Notaio per acquistare locali aggiuntivi per l’archivio, che si rivelano purtroppo solo soluzioni temporanee?

Ci sembra ovvio, ma non è così scontato, che solo un serio esame della peculiare situazione dello Studio possa permettere al Notaio di maturare un approccio chiaro ed informato in materia di digitalizzazione dell’archivio documentale.

Le nostre analisi, condotte in tanti anni di esperienza, ci dimostrano che 10 Studi notarili scelgono …11 modi diversi tra loro di istruire i fascicoli, anche relativi alla stessa tipologia di atto.